ICT2B Solutions

Ervaring en Theorie achter de aanpak

Uit ervaring weet ik dat papier geduldig is, theorieën fantastisch en de praktijk weerbarstig.

Mijn aanpak

In de praktijk heb ik gezien dat onderstaande methoden elkaar perfect aanvullen: wat de één mist, kun je heel goed aanvullen met onderdelen van de andere. In mijn aanpak gebruik ik de beste elementen uit PRINCE2 en SCRUM, met gezond verstand en zonder veel gedoe.

Eigenlijk komt dat neer op een paar basis afspraken uit de "Stichting Open Deur", waar het - vooral bij ICT dienstverleners - wel eens aan ontbreekt:

  • eerlijk, open en betrouwbaar: integriteit staat bij mij voorop,
  • Doe wat je zegt en zeg wat je doet,
  • Doen wat gedaan moet worden en dat goed doen.
"Integriteit" is de laatste tijd veel om te doen geweest, en niet voor niets. Als ik voor je aan de slag ga, ontkomen we er niet aan om ook vertrouwelijke gegevens te bespreken. Alleen daarom al is vertrouwen een voorwaarde om de doelen te kunnen halen.

De praktijk

In de vele projecten die ik gedaan heb en voor de verschillende bedrijven waarvoor ik gewerkt heb, heb ik veel modellen en theoriën voorbij zien komen en toegepast. De één wat succesvoller als de ander. Soms blijkt dat de standaard binnen een organisatie eigenlijk niet geschikt is voor projecten, maar overgenomen is omdat " dat nu eenmaal de standaard" is. Sommige onderdelen zijn log, zwaar, bureaucratisch en kosten - te veel - tijd en geld.

Dat neemt niet weg dat er heel erg veel goeie ideeën zijn, die je niet zomaar hoeft te negeren, sterker nog, die je juist moet omarmen. De truuk is om vooral "dicht bij jezelf" te blijven, je "kernwaarden" en richt je op je doel(en).

Dat is de praktijk, de ervaring waar ik tegenaan ben gelopen tijdens het toepassen van verschillende modellen en methoden.

De Theorie

Het begint met het doel - uiteindelijk - voorspelbaar en gecontroleerd tot het gewenste resultaat komen. Niet onbelangrijk is ook dat gewenste resultaat bereiken op een efficieënte en effectieve manier. Daar zijn door veel slimme mensen met veel vallen en opstaan verschillende oplossingen en verbeteringen voor bedacht.

Methoden.

De meeste bekende methoden die je tegenkomt bij projecten zijn IPMA, PRINCE2 en PMBoK. Er zijn nog veel meer, minder bekende methoden. Deze drie methoden verschillen onderling in certificering, aanpak en opbouw. Daarnaast zijn er ook veel overeenkosmten. Wat een "Project" nu eigenlijk is bijvoorbeeld, zijn ze het allemaal wel over eens :-). Zelf ben ik gecertificeerd "PRINCE2 practitioner" wat zoveel inhoud dat ik getest ben op kennis van de PRINCE2 methode én het toepassen daarvan in de praktijk. IPMA en PMBoK ken ik vanuit vakkennis.

PRINCE2

De methode PRINCE2 is de opvolger van de methode PRINCE, die in de jaren tachtig is ontwikkeld voor ICT-projecten. Deze methoden zijn ontwikkeld door het bundelen van praktijkervaringen, zogenaamde best-practices, door de Britse semi-overheidsinstelling de Office of Government Commerce (OGC). PRINCE kwam in 1989 op de markt, en werd vooral binnen de ICT-industrie gebruikt.

PRINCE2 is in 1996 op de markt gebracht als een verbeterde en uitgebreide versie van PRINCE en bedoeld als projectmanagementmethode die voor alle types van projecten, dus niet enkel IT, gebruikt kan worden. PRINCE2 kent een grote flexibiliteit. Aspecten van de methode die niet van toepassing zijn op (of niet nuttig voor) een bepaald project, kunnen aangepast worden. De methode bestaat sinds 2009 uit 7 principes, 7 thema's en 7 processen. Enkel de toepassing van de principes bepaalt of iets een PRINCE2-project is, niet de strikte toepassing van de thema's of processen.

Voor mijn aanpak loop ik altijd door de 7 principes van PRINCE2:

  • Continued business justification
  • Learn from experience
  • Defined roles and responsibilities
  • Manage by stages
  • Manage by exception
  • Focus on products
  • Tailor to suit the environment

Een PRINCE2 project dient op ieder moment een zakelijke rechtvaardiging te hebben. Het doel is om er voor te zorgen dat een project niet maar doorgaat, terwijl er geen echte baten (meer) te verwachten zijn. Die baten hoeven overigens niet alleen geldelijk te zijn.

Binnen een PRINCE2 project moet ruimte zijn maar ook gecreëerd worden voor het opdoen, vastleggen en doorgeven van ervaringen. Voor elk project maak je dus gebruik van alle ervaring die je hebt geleerd uit vorige projecten.

In PRINCE2 project moeten rollen en verantwoordelijkheden duidelijk beschreven zijn. Een project kan alleen maar slagen als de juiste mensen erbij betrokken worden en als helder is wie waar voor verantwoordelijk is.

Een PRINCE2 project moet per fase worden gepland, bewaakt en beheerst. Dit geeft de mogelijkheid tot bijsturing.

Een PRINCE2 project probeert te voorkomen dat er nutteloos overleg gevoerd wordt. Pas op het moment dat er zaken uit de bocht dreigen te vliegen, wordt er direct actie ondernomen en overleg gepleegd met de opdrachtgever.

Een PRINCE2 project moet zich richten de juiste definitie en levering van producten en in het bijzonder de kwaliteit daarvan. Het 'wat' staat met andere woorden centraal en niet het 'hoe'.

De PRINCE2 methodiek is erg uitgebreid en kan veel te omslachtig worden als deze niet aangepast wordt aan de omgeving, complexiteit, belang en risico's van het project.

PRINCE2 is een hulpmiddel om het project zo goed mogelijk te besturen. Er kan van alles aangepast worden binnen PRINCE2, zolang aan álle 7 principes voldaan blijft worden.




De methoden hieronder worden vaak verward met Project Management methoden. Dit zijn systeemontwikkelingsmethoden, toe te passen bij het ontwikkelen van software en systemen.

Er zijn heel veel verschillende methoden voor systeemontwikkeling. De meest recente en actuele zijn "Lean" en "Agile", waar SCRUM uit voorgekomen is. Een aantal elementen van SCRUM pas ik toe in mijn aanpak en daarom hier wat meer achtergrond over deze drie. Over het verschil tussen Lean en Agile heeft "The Hacker Chick", Abby Fichtner, een mooi artikel geschreven: Agile Vs. Lean: Yeah Yeah, What’s the Difference?.

Lean Six SIGMA

Lean is een manier van werken waarbij alles en iedereen in de onderneming zich richt op het creëren van waarde in alle processen en het elimineren van verspillingen. Door de klant centraal te stellen creëer je maximale toegevoegde waarde voor de klant tegen minimale inspanning. Hierdoor verbetert de kwaliteit, dalen de kosten en daardoor stijgt de winst. De oorsprong van Lean ligt in de nadagen van de Tweede Wereldoorlog, toen de Amerikaan William Edwards Deming een methode heeft uitgewerkt om de japanse industrie er weer bovenop te helpen. Deze methode is vooral door Toyota verder ontwikkeld en wordt door velen beschouwd als de voorloper van Lean Manufacturing. Elementen uit deze methode helpen bij het (continu) verbeteren van efficiëntie en kwaliteit.


Gooi de term ‘Lean Six Sigma’ door de zoekmachine en je ontdekt dat Google je meer dan 14 miljoen hits voorschotelt.


Agile

Elementen van "Agile" zijn al gangbaar sinds software ontwikkeld wordt. De "geboorte" van Agile als term en concept is terug te brengen tot het Agile Manifesto. Het Agile Manifesto (Manifesto for Agile Software Development) is opgesteld tijdens een informele bijeenkomst van softwareontwikkelaars in februari 2001. Deze ontwikkelaars vertegenwordigden verschillende soorten software ontwikkelings methoden uit de Agile stroom, zoals XP (Extreem Programming), SCRUM en DSDM.

Op basis van de ervaringen, komt men samengevat op 12 principes:

  • Klanttevredenheid, door snelle, continue levering van bruikbare software.
  • Zelfs late veranderingen in de requirements zijn welkom.
  • Werkende software wordt regelmatig geleverd (weken in plaats van maanden).
  • De ontwikkelaars werken nauw en dagelijks samen met de mensen die de business kennen.
  • Projecten steunen op gemotiveerde en betrouwbare personen.
  • Een gesprek in levende lijve is de beste manier van communicatie, wat betekent dat men zich bij voorkeur op dezelfde plek bevindt.
  • Werkende software is de eerste maatstaf van vooruitgang.
  • De ontwikkeling kan te allen tijde worden voortgezet.
  • Er is voortdurende aandacht voor technische uitmuntendheid en goed ontwerp.
  • Eenvoud is belangrijk: hoe meer er niet gedaan wordt, hoe beter.
  • De teams organiseren zichzelf.
  • Men past zich aan aan de omstandigheden.
Bron: Wikipedia: "Agile-softwareontwikkeling".

SCRUM

Scrum is een agile aanpak voor het ontwikkelen van nieuwe producten. Het is aanpak die ervoor zorgt dat het meest waardevolle wordt opgeleverd binnen de beperkingen van tijd en budget. De centrale vraag is niet meer 'zitten we nog op planning en binnen budget?' maar de centrale vraag is 'wat weerhoudt ons ervan om vandaag op te leveren naar onze klanten?'. Hierdoor krijgen projecten een focus op het creëren van klant waarde in plaats van het voldoen aan een planning. Het resultaat is een product dat alleen die functionaliteit bezit die echt waardevol is. Het resultaat is een product dat beter voldoet aan de behoeften van de klant, goedkoper is om te ontwikkelen, sneller is opgeleverd en van hogere kwaliteit is.

Scrum neemt aan dat je niet precies weet wat je product zal zijn en ook niet precies weet hoe je het maken moet. Er zijn meer vragen dan antwoorden! Daarom wil je juist gedurende het project zo veel mogelijk leren over wat het product moet zijn, hoe het product te maken, wat klanten belangrijk vinden en tegen welke kosten het product te realiseren is.

Om goed om te gaan met de bijbehorende risico's, ziet Scrum het ontwikkel proces als een black box. Hierdoor zorgt Scrum ervoor dat zeer frequent de mogelijkheid bestaat om te bepalen waar je staat met je product ontwikkeling op het gebied van voortgang, kosten, risico's en verwachte waarde. Scrum zorgt er verder voor dat je altijd de laatste inzichten en klant feedback meeneemt om de volgende stap in het ontwikkel proces te bepalen.

 

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.   +31 (0) 6 12 97 68 63
Wilgenwede 28   2993TB Barendrecht
KvK 24412898   ---   BTW NL184005334B01
IBAN: NL25 ABNA 0411884905

Disclaimer